Negli ultimi giorni alcuni centri ottici ci hanno chiesto se sia possibile rinunciare al Registratore Telematico e affidare la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi a un software gestionale. La risposta breve è: allo stato attuale non esistono soluzioni software omologate dall’Agenzia delle Entrate per questo adempimento.
Nel resto dell’articolo analizziamo il quadro normativo e spieghiamo il perché.
L’obbligo normativo
Il Decreto Legge 119/2018 ha introdotto l’obbligo di memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi giornalieri per le operazioni effettuate da commercianti al minuto e soggetti assimilati, che in precedenza era un regime opzionale (D. Lgs. 127/2015).
Come chiaramente spiegato nella Guida dell’Agenzia delle Entrate, le operazioni di memorizzazione e di trasmissione telematica dei corrispettivi devono essere effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscono l’inalterabilità e la sicurezza dei dati. Allo stato attuale dell’evoluzione normativa, gli strumenti a disposizione sono:
- il Registratore telematico (RT);
- la procedura web “documento commerciale online” disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi e l’App dell’Agenzia delle Entrate.
Che cos’è il Registratore Telematico?
Il Registratore Telematico (RT) è uno strumento dotato di un modulo fiscale che consente di adempiere agli obblighi di certificazione dei corrispettivi. Le sue funzioni principali sono:
- memorizza ogni singola operazione effettuata nel centro ottico;
- emette il documento commerciale di vendita, reso o annullo al consumatore;
- predispone e sigilla elettronicamente il file contenente i dati complessivi dei corrispettivi della giornata lavorativa;
- trasmette automaticamente il file al sistema dell’Agenzia delle Entrate assicurando sicurezza ed inalterabilità.
Per essere messo in funzione, il Registratore Telematico deve essere installato e attivato da personale tecnico abilitato.
Oggi il gestionale può sostituire il Registratore telematico?
Come già accennato, non esistono attualmente soluzioni software omologate dall’Agenzia delle Entrate per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri. Nonostante ciò, alcune aziende informatiche hanno introdotto sul mercato dei software “velocizzatori” che inviano alla procedura web “documento commerciale online” i dati dettagliati di ogni scontrino da emettere, simulando la digitazione manuale da parte di un operatore.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito la propria posizione sul tema con la risposta all’Interpello n. 413 del settembre 2020, nella quale viene esclusa la legittimità di “qualsiasi forma di intermediazione più o meno indiretta, nonché di qualnque comportamento o strumento” che consenta:
- la memorizzazione dei dati fiscalmente rilevanti su un dispositivo locale e la successiva trasmissione automatica all’Agenzia;
- la possibilità di modificare i dati trasmessi o il contenuto del documento commerciale generato.
In altri termini, l’adempimento deve essere contestuale e unitario: i “velocizzatori” devono connettersi via web in tempo reale alla procedura “documento commerciale on line”. Se manca la connessione internet, non è ammesso memorizzare i dati per inviarli in un secondo momento.
Inoltre, l’Agenzia precisa che l’unico documento commerciale valido è il PDF prodotto dalla procedura web “documento commerciale on line”. Non è consentito generare un documento alternativo, neppure se visivamente identico a quello originale.
Pertanto, prima di adottare qualsiasi soluzione software (ribadiamo, oggi non omologata dall’Agenzia) per “sostituire” il Registratore telematico, verificate attentamente con il vostro Commercialista che siano rispettate le condizioni di legittimità indicate nella risposta all’Interpello 413.
Ulteriori chiarimenti sono disponibili nella Nota 77/2021 agli associati Comufficio e nella newsletter del 11/12/2023.
La “soluzione software” per i corrispettivi telematici non è un “velocizzatore”
La soluzione software per i corrispettivi telematici, introdotta dall’art. 24 del D. Lgs. 1/2024, non va confusa con i “velocizzatori”: questi ultimi si limitano a inviare alla procedura web dell’Agenzia delle Entrate ogni singolo documento commerciale, simulando l’input manuale dell’operatore. La nuova soluzione, invece, definisce un modello radicalmente diverso, basato su strumenti software omologati, in grado di memorizzare e trasmettere l’importo complessivo giornaliero dei corrispettivi anonimi, in modo sicuro e inalterabile.
Il comma 3 dello stesso articolo prevede che le specifiche tecniche per realizzare, omologare e rilasciare tali soluzioni dovranno essere definite da uno o più provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate, sentito il Garante per la protezione dei dati personali.
A rafforzare questo impianto, la Legge di Bilancio 2025 (art. 1, comma 74) ha modificato il D. Lgs. 127/2015, imponendo un nuovo requisito fondamentale: la piena integrazione tra la registrazione dei corrispettivi e il processo di pagamento elettronico. In concreto, ciò significa che lo strumento che registra e memorizza i corrispettivi deve essere sempre collegato a quello che gestisce i pagamenti elettronici, siano essi POS fisici o sistemi digitali come PayPal.
Questa integrazione tra registrazione e pagamento rappresenta un passaggio cruciale. In ogni caso, nonostante la Legge di Bilancio 2025 indichi il 1° gennaio 2026 come data di decorrenza del nuovo obbligo, tale scadenza sarà effettiva solo se, entro quella data, saranno definiti tutti i provvedimenti attuativi da parte dell’Agenzia delle Entrate, aggiornate le specifiche tecniche e completati gli adeguamenti software necessari dei RT e dei sistemi POS.
A che punto siamo oggi?
Il Provvedimento n. 111204 del 7 marzo 2025 e le Specifiche tecniche versione 1.0 (febbraio 2025) sono stati pubblicati sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia, come specificato al paragrafo 3.4.5 delle Specifiche:
“Le modalità tecniche relative alla memorizzazione e trasmissione delle informazioni dei pagamenti elettronici saranno definite con successive disposizioni regolamentari.”
In concreto, alla data di stesura di questo post:
- non sono ancora state pubblicate le specifiche per il collegamento obbligatorio tra lo strumento che registra e memorizza i corrispettivi corrispettivi e quello che gestisce i pagamenti elettronici, come previsto dalla Legge di Bilancio 2025;
- non esistono ancora le regole tecniche per la trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici tramite Registratore Telematico.
In sintesi
Sebbene il percorso normativo verso una “soluzione software” alternativa al RT sia stato avviato, le condizioni per la sua operatività concreta non sono ancora state soddisfatte: mancano i provvedimenti attuativi di carattere tecnico.
Fino alla pubblicazione di questi provvedimenti, nessun software può essere omologato per sostituire il Registratore Telematico.
