Nel lavoro quotidiano di un’azienda il tempo è una risorsa preziosa e ogni errore può avere un costo elevato. È qui che entra in gioco il software gestionale: non solo uno strumento tecnico, ma una leva strategica per trasformare il modo di lavorare.
Scopriamo insieme le 4 funzionalità essenziali di un programma gestionale per ottici efficace, con esempi concreti tratti dall’esperienza reale degli utenti.
1. Automatizza e velocizza le operazioni ripetitive
Un buon gestionale riduce al minimo i compiti manuali e ripetitivi, come l’inserimento dei dati o la generazione dei documenti, diminuendo così il rischio di errore umano.
Esempio 1: ottimizza la la vendita.
Con FOCUS 10 e FOCUS RT, al momento della vendita, il centro ottico può interfacciarsi al Registratore telematico per emettere il documento commerciale, eliminando la digitazione manuale. I dati di ogni transazione vengono memorizzati nel gestionale.
Esempio 2: registrazione ordine senza riscrivere dati due volte.
Quando registri un ordine in negozio, FOCUS 10 si occupa di tutto il flusso successivo: seleziona il prodotto corretto dal listino e invia l’ordine al fornitore. Nessuna duplicazione di dati: il sistema collega e recupera automaticamente le informazioni già inserite.
2. Centralizza i dati e li aggiorna in tempo reale
Con FOCUS 10 tutte le informazioni (clienti, vendite, magazzino, ordini, documenti fiscali) sono sincronizzate e accessibili da un’unica interfaccia. Ogni reparto ha così una visione chiara, coerente e aggiornata della situazione.
Esempio: lo storico del cliente.
Durante una vendita l’ottico può visualizzare lo storico completo del cliente: schede optometriche precedenti, acquisti, promozioni godute e stato degli ordini. Questo consente un servizio personalizzato e professionale.
3. Migliora la comunicazione interna e la collaborazione tra reparti
Il gestionale facilita la sinergia tra i reparti grazie a flussi condivisi e strumenti integrati di notifica e commento.
Esempio: la scheda Lavorazione.
Dopo aver inserito una “busta”, è possibile gestire ogni aggiornamento dello stato di lavorazione dell’occhiale, così ogni operatore nel centro ottico può dare informazioni al cliente in tempo reale.
4. Permette analisi e monitoraggio per ottimizzare risorse e processi
Attraverso le pagine di analisi e report personalizzati è possibile individuare inefficienze e opportunità di miglioramento.
Esempio: analisi delle vendite per prodotto.
Analizzando i dati delle vendite per prodotto tramite le pagine di analisi di FOCUS 10, il responsabile del centro ottico si accorge che un determinato brand di montature ha una rotazione molto bassa rispetto agli altri articoli. Consultando contemporaneamente l’analisi delle giacenze, verifica che quel brand è ancora presente in quantità elevate a magazzino. Decide quindi di applicare una promozione mirata per incentivare l’acquisto dell’eccedenza. Dopo un mese, la giacenza si riduce del 40% e si libera spazio per l’inserimento di nuovi articoli.
Nel caso descritto nell’esempio, in FOCUS 10 abbia utilizzato:
- Statistica > Analisi Vendite > “Indice di rotazione”: questo report calcola l’indice di rotazione dei prodotti in un dato periodo di riferimento. L’indice di rotazione (IR) di un prodotto in un determinato periodo è dato dal rapporto fra il totale delle uscite nel periodo rispetto alla giacenza media dello stesso periodo.
- Report > Inventario > “Inventario ultimo prezzo d’acquisto”: questo report fornisce l’inventario degli articoli presenti nei magazzini logici valorizzati all’ultimo prezzo di acquisto.
In conclusione
Un gestionale non è solo uno strumento informatico, ma un alleato per far crescere l’azienda in efficienza, qualità del servizio e soddisfazione del personale.
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