Nel lavoro quotidiano di un’azienda il tempo è una risorsa preziosa e ogni errore può avere un costo elevato. È qui che entra in gioco il software gestionale: non solo uno strumento tecnico, ma una leva strategica per trasformare il modo di lavorare.
Scopriamo insieme le 4 funzionalità essenziali di un programma gestionale per ottici efficace, con esempi concreti tratti dall’esperienza reale degli utenti.
1. Automatizza e velocizza le operazioni ripetitive
Un buon gestionale riduce al minimo i compiti manuali e ripetitivi, causa di errori, perché recupera e inserisce automaticamente dati già esistenti, utili a completare procedure o a generare documenti.
Esempio: ottimizza la vendita
FOCUS si interfaccia al Registratore telematico attraverso il modulo FOCUS RT, per emettere il documento commerciale e memorizzarne i dati nel programma. Questo permette di tenere sotto controllo sia le singole transazioni sia di eliminare la digitazione manuale dello scontrino dalla cassa.
I dati acquisiti vengono trasmessi in modalità sincrona al Sistema Tessera Sanitaria, poiché il modulo FOCUS TS è già integrato nel gestionale.
L’ottico riceve la notifica con l’esito della trasmissione in pochi secondi e, in caso di scarto, è in grado di annullare lo scontrino e rifarlo immediatamente.
Esempio: la fattura
I tasti vendita, presenti nel carrello del singolo cliente, permettono la generazione automatica della fattura precompilandola con: dati del cliente, descrizione degli articoli acquistati, aliquota IVA, prezzi, eventuali sconti, codici per il Sistema TS e modalità di pagamento. Come nel caso dello scontrino, la fattura viene trasmessa immediatamente al Sistema Tessera Sanitaria e l’esito dell’invio arriva in pochi secondi.
Esempio: la gestione di un ordine
Con FOCUS, l’ordine viene supportato durate il suo intero iter: dalla selezione del prodotto direttamente dal listino ufficiale all’invio al fornitore. Il sistema è in grado di eseguire automaticamente una serie di collegamenti e trasferire correttamente le informazioni per precompilare i campi, siano essi destinati alla generazione dell’ordine o al suo invio.
Non serve più trascrivere tutto manualmente più e più volte.
Inoltre, è possibile impostare sia regole di sconto sui prezzi di acquisto concordate col fornitore sia regole sulle scorte minime e/o massime da tenere a magazzino, fondamentali all’invio di ordini periodici mirati.
Esempio: l‘inventario (gestione di magazzino)
Nella procedura Verifica magazzino, dedicata all’inventario, l’ottico legge i codici a barre degli articoli presenti in negozio per controllare se la giacenza registrata nel magazzino di FOCUS coincide con quella effettiva. Le differenze vengono segnalate per permettere all’ottico di procedere o al carico di ciò che manca o allo scarico massivo dell’eccesso.
Una legenda colori indica l’eventuale tipo di anomalia riscontrata durante la lettura del codice a barre. La verifica di magazzino è versatile: l’ottico può impostarla per tutti i magazzini logici o per categorie specifiche, qualora volesse controllare le giacenze di un singolo fornitore o di un marchio.
2. Centralizza i dati e li aggiorna in tempo reale
Con FOCUS tutto ciò che viene registrato (clienti, vendite, movimenti di magazzino, ordini, documenti fiscali, ecc.) è sincronizzato e accessibile da un’unica interfaccia, senza barriere. Di ogni reparto, ogni operatore, ogni scheda l’ottico vede la situazione aggiornata in tempo reale, anche nelle realtà con più punti vendita.
Esempio: lo storico del cliente
Lo storico di ciascun cliente è sempre consultabile: schede optometriche, forniture acquistate, situazione del carrello, promozioni godute, messaggi inviati e stato degli ordini. Questo consente a tutto lo staff, che collabora nel centro ottico, di fornire un servizio personalizzato e puntuale al cliente finale, anche per il fatto che ha accesso alle stesse informazioni in ogni filiale.
3. Migliora la comunicazione interna e la collaborazione
Il software gestionale facilita la sinergia sia tra reparti che tra filiali, perché i flussi sono condivisi e gli strumenti integrati facilitano la lettura di notifiche e annotazioni importanti per chi lavora insieme.
Esempio: la fornitura
Dopo aver inserito una “busta occhiali”, ogni operatore è in grado di vederne lo stato:
- in attesa componenti, quando si è in attesa di ricevere i componenti ordinati di quella specifica busta;
- pronto per la vendita, quando gli articoli ordinati sono arrivati, sono stati caricati in magazzino e si può passare dal carrello del cliente per la vendita;
- chiuso, quando la vendita dell’occhiale si è conclusa con il pagamento e la consegna.
Esempio: le note
Ci sono annotazioni che vanno rese visibili e stampabili, magari per il laboratorio o per il cliente che chiede informazioni sul proprio occhiale e altre – considerate riservate – che vengono rese leggibili solamente dal personale interno.
4. Permette l’analisi e il monitoraggio delle risorse, per evitare sprechi e mantenere ciò che funziona
Attraverso i report disponibili, l’ottico individua sia eventuali inefficienze, in modo da orientarsi verso le opportunità di miglioramenti, sia quali sono state le buone pratiche adottate che hanno prodotto occasioni di successo, al fine di mantenerle e rafforzarle.
Esempio: analisi delle vendite per prodotto
Analizzando i dati delle vendite per prodotto registrati in FOCUS, il responsabile del centro ottico segue l’indice di reftazione dei singoli brand. Consultando contemporaneamente le giacenze, verifica se un determinato brand è ancora giacente in magazzino e la relativa quantità.
A questo punto può decidere di applicare una promozione mirata per incentivare l’acquisto dei pezzi in eccedenza.
A distanza di un periodo scelto (ad es. un mese), noterà l’incidenza della promozione sulla giacenza. Questo intervento ha prodotto concrete riduzioni delle giacenze anche del 40%.
Nel caso descritto nell’esempio, in FOCUS abbia utilizzato:
- Report > Magazzino > Giacenza> Giacenze montature per linea: elabora le giacenze del magazzino montature suddivise per fornitore, linea e tipo lenti.
- Report > Inventario > “Inventario ultimo prezzo d’acquisto”: elabora l’inventario degli articoli presenti nei magazzini logici valorizzati all’ultimo prezzo di acquisto.
In conclusione
Un software gestionale non è solo uno strumento informatico, ma un alleato che fa crescere l’azienda in efficienza, qualità del servizio al pubblico e soddisfazione del personale.
(* disponibile con FOCUS CLOUD Premium)
